Het is misschien wel een van de vervelendste zaken waar je als ondernemer tegenaan kunt lopen: rekeningen die niet (op tijd) betaald worden. Wij spraken met André de Bruin van Straetus Amsterdam over het belang van debiteurenbeheer voor ondernemers.
Is debiteurenbeheer relevant voor zzp-ers?
Debiteurenbeheer is ontzettend relevant! Veel ondernemers denken dat wanbetaling hen niet zal overkomen en dat ze het anders wel gemakkelijk zelf redden. Maar de waarheid is dat ik geregeld boze en gefrustreerde ondernemers aan tafel heb zitten die na herhaaldelijk bellen nog steeds geen geld hebben gezien. Erg logisch natuurlijk, aangezien je als ondernemer wel andere dingen te doen hebt. Maar soms gaat het zelfs zo ver dat ondernemers failliet dreigen te gaan door slecht betalende klanten in combinatie met administratieve chaos, tijdgebrek en het niet adequaat reageren op klachten. En dan komt het belang van debiteurenbeheer, of creditmanagement, om de hoek kijken.
Wat houdt debiteurenbeheer dan precies in?
Uiteraard begint het met verkopen en omzet genereren. Geef je daarbij ook voldoende aandacht en tijd aan het debiteurenbeheer, dan wordt je omzet ook (op tijd) betaald. Ik stel altijd dat investeren in debiteurenbeheer loont. Want als je het belang en daarmee de risico’s te veel wegwuift, dan krijg je vroeg of laat de moker op je kop.
Je kunt zelf kredietrapporten van al je klanten opvragen. Dat is een goed begin maar het is zonde als niemand in je onderneming er een zinvolle conclusie uit kan trekken. Daarom kun je ervoor kiezen om het debiteurenbeheer uit te besteden. Het niveau van de mensen die voor jou het debiteurenbeheer verzorgen moet dan bijvoorbeeld wel passen bij de klanten en het type gesprek dat zij moeten voeren.
Wat is de toegevoegde waarde van het uitbesteden van je debiteurenbeheer?
Professionals in deze beroepsgroep zijn bezig om de processen tussen klantwerving en levering/betaling te verbeteren en te verkorten zodat je als ondernemer dus sneller wordt uitbetaald. Daarnaast houden wij het risico van wanbetaling beheersbaar. We boeken immers met zijn allen jaarlijks een paar miljard aan oninbare rekeningen af en jij wilt niet het haasje zijn. We zijn niet alleen bezig met de klant, maar ook intern met de bedrijfsvoering en de ondernemer. Het gaat om pro actief problemen in de toekomst voorkomen en het gaat om toegevoegde waarde bieden voor bedrijf en klant.
Hoe zit het met de hulp bij incasso’s?
We helpen ook bij incasso’s. Vreemde ogen dwingen vaak en een frisse blik van buiten die min of meer onpartijdig is, kan ineens schot in de zaak brengen. Bovendien kunnen wij notoire wanbetalers vaak goed onderscheiden van klanten die in principe welwillend zijn maar bijvoorbeeld met financiële problemen kampen.
Het minnelijke incassotraject is erop gericht om het gerechtelijke traject te voorkomen. Dit traject kost de debiteur veel extra geld en als hij dat niet heeft, dan draait de schuldeiser er voor op. Daarnaast duurt het lang en is de kans dat je elkaar daarna nog recht in de ogen kijkt klein. Ik bied daarom als het even kan nog een laatste bemiddelingsgesprek aan voordat we gaan dagvaarden.
Ik geef hierbij wel mijn mening. Als de debiteur merkt dat ik de schuldeiser net zo makkelijk een veeg uit de pan geef, dan ontstaat er vaak het vertrouwen dat ik zoek om tot een voor beiden aanvaardbare oplossing te komen. Het geeft mij een kick als voormalige kemphanen elkaar daarna weer lachend de hand schudden. Zo’n bemiddelingspoging bied ik ook los aan tegen een aantrekkelijk uurtarief, zonder dat de debiteur incassokosten in rekening krijgt gebracht.
Hoeveel kost het uitbesteden van debiteurenbeheer?
Het debiteurenbeheer uitvoeren, in het systeem van Straetus of dat van de klant, doen we voor een vast maandbedrag of tegen een tarief per factuur. Daar staat tegenover dat het debiteurensaldo zal afnemen, net als het risico op afboekingen. Daarnaast bieden we abonnementen aan met daarin het verder kosteloos aanleveren van incassodossiers, het opvragen van kredietrapporten, een juridische helpdesk en een adviesgesprek over debiteurenbeheer. Dat begint bij 21 euro per maand. Verder nodig ik (potentiële) klanten ook regelmatig uit voor gratis workshops.